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L’Organisation PanAfricaine de Lutte pour la Santé, ONG créée en 1988, intervient aujourd’hui au Togo et en République de Guinée, dans le domaine de la Santé Maternelle et Infantile intégrant, dans le cas du programme Togo, la PTME du VIH et la prise en charge du VIH pédiatrique. 

En Guinée depuis 2007, l’OPALS intervient dans la Préfecture de Télimélé (Région de Kindia) depuis 2016 sur un programme d’amélioration de la santé maternelle et infantile avec renforcement communautaire et mise à disposition d’une offre de soins de qualité. Le programme en cours est dans la continuité des activités déjà en place avec, en plus, l’insertion d’un volet de Prévention de la Transmission Mère-Enfant (PTME) du VIH. 

Le poste

L’administrateur assure les tâches administratives et financières quotidiennes, l’administration du personnel ainsi que la logistique de l’OPALS en Guinée dans le strict respect des procédures de l’organisation et de l’équilibre coût et qualité. Il/elle veille à la bonne gestion comptable du programme.

Il/elle est également responsable, de l’organisation des missions de terrain en étroite collaboration avec l’équipe médicale et communautaire, du suivi des besoins de maintenance, de réhabilitation et d’équipements dans les centres de santé couverts par le programme.

Il/elle est responsable des chauffeurs, des agents d’entretien et des gardiens de l’OPALS. Il/elle est basé(e) à Télimélé, avec des déplacements à l’intérieur et à l’extérieur de la zone d’affectation selon les besoins.

Responsabilités spécifiques

a. Gestion administrative

  • Il organise avec le CP le recrutement du personnel national OPALS ;
  • Assure la rédaction, le suivi administratif des contrats du personnel national en lien avec le Coordinateur Pays (CP) et averti sur les dates de fin de contrat / fin de période d’essai ;
  • Il prépare et effectue la paye des salaires du personnel (y compris la gestion des demandes d’acompte sur salaire) ;
  • Il gère l’inscription des employés au niveau des organismes liés au droit du travail (CNSS, AGUIPPE, etc.) ;
  • Il est responsable de la visite médicale annuelle des employés ;
  • Il veille au respect et mis à jour du règlement intérieur ainsi que les questions relatives à la législation du travail en vigueur ;
  • Il maintient un dossier RH pour chaque personnel national (dossier de candidature, contrat de travail, procédures disciplinaires, demande de congé…).

b. Gestion financière

Gestion et suivi budgétaire des programmes

  • Il réalise les dépenses liées au déroulement et au fonctionnement des activités (en suivant les procédures internes et des bailleurs, d’autorisation d’engagement des dépenses selon les seuils validés et en obtenant les autorisations adéquates) ;
  • Il participe au contrôle des coûts de fonctionnement (notamment la consommation des postes budgétaires réguliers comme le carburant, les fournitures de bureau, etc.) ;  
  • Il prend en compte le suivi budgétaire dans la planification des dépenses en particulier s’il s’agit de montants conséquents ;
  • Il appui le Coordinateur pays dans l’élaboration ou la révision des budgets de la mission.  

Gestion comptable et de la trésorerie

  • Il est responsable de la caisse et,
    • participe au montage de la demande de trésorerie pour le siège ;
    • assure un contrôle régulier et effectue chaque semaine un comptage physique avec le CP ;
    • assure les paiements liés aux activités des programmes (prestataires, per diem, achats divers) en respectant les procédures OPALS ;
    • enregistre et suit toutes avances effectuées.
  • assure que les pièces comptables sont conformes aux procédures et normes requises ;
  • Il veille à la complétude des dossiers d’achat (y compris au respect des procédures d’achat selon les seuils des dépenses fixées dans la procédure financière OPALS) et alerte son supérieur hiérarchique en cas de manquement ;
  • Il réalise la saisie comptable et analytique sur support Excel et le logiciel SAGA ;
  • Il participe, en collaboration avec le CP, à l’importation de la comptabilité dans le logiciel SAGA et réalise le rapprochement bancaire ;
  • Il réalise, en collaboration avec le CP, le lettrage des écritures de classes 4 et 5 ;
  • Sur la base du check List fourni par le siège, il vérifie que toutes les actions requises ont été effectuées pour permettre la clôture mensuelle de la comptabilité et transmet au plus tard le 10 de chaque mois les journaux comptables pour vérification (caisse et banque), accompagnés des scans des pièces justificatives ;
  • Il vérifie les TDRs (narratifs et budget) des missions terrain / Conakry et les envoie au CP pour une validation finale ;
  • Il contrôle et scanne les pièces comptables sur drop box ou autre système ‘cloud’ à l’issue des clôtures mensuels dans le logiciel comptable ;
  • Il classe mensuellement les pièces justificatives originales et organise l’envoie vers le siège en fonction du calendrier établi avec le CP et le responsable des programmes au niveau du siège.

Réalisation des paiements

  • Il assure la gestion de la paye du personnel OPALS en Guinée ;
  • Il effectue les paiements des prestataires tout en respectant les procédures de l’OPALS ;
  • Il assure les paiements liés aux activités des programmes (per diem, achats divers, etc.).

c. Gestion logistique

Gestion du parc de véhicules

  • Il est responsable de l’attribution des véhicules de l’OPALS (voiture et moto) pour chacune des missions des équipes, en collaboration avec l’assistant à la logistique ;
  • Il coordonne les déplacements lors du suivi des travaux de réhabilitation avec l’équipe médicale / communautaire, en s’assurant de mutualiser les missions pour minimiser les coûts ;
  • Il supervise les chauffeurs (suivis des règles, établissement des horaires, programme des congés) et faire remonter toute anomalie au Coordinateur Pays.
  • En collaboration avec l’assistant à la logistique, il supervise l’entretien des véhicules et motos OPALS (maintenances préventives et réparations) y compris la consommation en carburant ;
  • Il collabore avec l’équipe OPALS pour la bonne coordination des visites et activités dans les centres de santé et postes de santé.
  • Il identifie régulièrement les disponibilités locales de location de véhicules pour répondre aux besoins extraordinaires du programme ;

Gestion des approvisionnements et des stocks

  • En collaboration avec l’Assistant à la Logistique, il effectue les opérations d’achats en respectant les procédures logistiques et d’approvisionnement de l’OPALS et des Bailleurs de fonds et tient une numérotation des cotations et soumissions requises suivant les procédures de la politique d’approvisionnement de l’OPALS ;
  • Il travaille en collaboration avec le CP pour assurer qu’un prompte et correct paiement des factures est effectué ;
  • Il crée et maintient une base des données complètes des fournisseurs préférés à Télimélé (ceci inclus une révision trimestriellement des performances des fournisseurs attitrés, ainsi que du meilleur rapport qualité-prix) ;
  • Il est responsable du classement de tous les documents liés à la gestion logistique de la base de Télimélé ;
  • Il produit trimestriellement la situation du stock et réalise un inventaire à la fin de chaque année financière.

Interface

Sous l’autorité hiérarchique du Coordinateur pays-OPALS.

Autorité hiérarchique sur : l’Assistant à la logistique, les chauffeurs, les gardiens et les agents d’entretien.

Sous l’autorité fonctionnelle du : Responsable des Programmes de l’OPALS.

Profil recherché

Formation

Diplôme de niveau Master en économie, finances, comptabilité, Administration générale ou tout autre diplôme équivalent. Avoir une bonne maitrise du français à l’oral et à l’écrit et des outils informatiques (pack office) ;

Une formation en gestion logistique et/ou en gestion de projet, des règles budgétaires et techniques de gestion constitue un avantage ;

Expérience

Expérience professionnelle réussie de 1 an au minimum dans une fonction Administrative et financière ou logistique ;

Expérience dans le domaine de l’humanitaire médicale est un atout ;

Expérience de travail dans une équipe multiculturelle et multidisciplinaire.

Personnel

Capacités rédactionnelles et esprit de synthèse ;

Capacités de travailler en équipe et sous pression ;

Bonne aptitude relationnelle, rigoureux et dynamique ;

Organisé et discret.

Conditions d’emploi

  • Poste à pourvoir : immédiatement.
  • Type de contrat : CDD de droit Guinéen.
  • Salaire mensuel : selon profil et expérience dans le cadre de la grille des salaires de l’OPALS en vigueur.

Dossiers de candidatures et soumission

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et une Lettre de Motivation (A Monsieur le Coordinateur Pays-OPALS) à l’adresse suivante : coordo.guinee@opals.asso.fr avec pour objet ‘’ RECRUTEMENT ADMINISTRATEUR FINANCIER ET LOGISTIQUE’’, au plus tard le 31 août 2020 à 18 heures 30 minutes.

 

Les candidatures sont traitées suivant l’ordre d’arrivée. L’OPALS se réserve le droit de fermer l’offre avant le terme initialement prévu si une candidature est retenue. Seules les candidatures complètes (CV et Lettre de Motivation aux formats PDF) seront étudiées.